В работе любой коммерческой организации есть рутинные операции. Их можно и нужно автоматизировать, чтобы экономить время и не допускать досадных ошибок. Оформление счетов на оплату — один из примеров такой шаблонной работы. Для чего они используются и как без лишних расходов автоматизировать процесс их подготовки, рассмотрим в этой статье.
Что представляет собой счёт на оплату и зачем он нужен
Счёт на оплату — это документ, который продавец или исполнитель выставляет покупателю (или заказчику), указывая в нем сведения, необходимые для расчётов:
- наименование товаров, их количество и сумма;
- реквизиты сторон сделки;
- ставка НДС.
Счета обычно формируются после достижения договоренности между двумя сторонами сделки. Продавец и покупатель могут заключить письменный договор или договориться устно. Выставление счёта на оплату возможно до выполнения поставок (тогда речь идет об авансовых платежах) и по факту продажи или выполненных работ.
Счёт на оплату — это предложение оплатить заказанные товары, а оплата по счёту воспринимается как согласие заказчика с условиями сделки.
Счета на оплату нужны обязательно?
Нет, российское законодательство не требует от бизнеса, частных предпринимателей и самозанятых лиц использования счетов на оплату.
Такой счёт не относится к обязательным первичным документам и не входит в перечень бухгалтерской отчётности. Сам по себе счёт не является обязанностью для клиента и не гарантирует проведение сделки — заказчик может не воспользоваться предложением, причём без каких-либо юридических последствий.
Счета для оплаты относятся к внутренней управленческой документации. Они используются представителями ООО и ИП как сопроводительный документ по сделкам. Оплаченные счета упрощают контроль по расчётам и задолженности.
Многие бухгалтеры ведут отдельную папку, в которой сохраняют бумажные экземпляры счетов по оплате. В случае разногласий между контрагентами этот документ может быть использован в ходе судебных разбирательств.
Как выставить счёт на оплату: правила заполнения
Единого унифицированного образца счёта на оплату нет. На законодательном уровне составление и выставление счетов не урегулировано. Однако, поскольку этот документ давно используется в деловом обороте, существуют общепризнанные правила его компоновки. К обязательным элементам относятся:
- Реквизиты поставщика и покупателя. Указываются название, правовая форма и юридический адрес участников сделки.
- Реквизиты банка и сведения о счёте для безналичной оплаты: название, номера счетов, идентификатор БИК. Теоретически расчёт по счетам на оплату может производиться и наличными средствами, например, если у поставщика есть своя касса.
- Сведения о товарах или услугах, по которым ожидается платёж. При этом необязательно давать полную расшифровку предмета платежа — вся информация должна содержаться в первичных документах, например, в договоре или товарной накладной. Но для удобства рекомендуется и в счёте указывать полное название, число и стоимость товаров и услуг, а также сумму с НДС и без налога.
- Подписи бухгалтера и руководителя. Печать с 2016 года не является обязательной.
В документе проставляются дата и номер. Нумерация должна быть последовательной, а дата выставления счёта на оплату совпадать с основным документом, например, договором или счетом-фактурой. Поскольку цена товара может измениться, рекомендуется указывать срок оплаты — он одновременно является и сроком действия самого счёта. Эти и другие условия можно указать в комментариях.
Какие есть отличия по счетам на оплату для ИП и ООО?
Такие счета используют и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Разница в документах незначительная — отличия заключаются только в реквизитах, поэтому для всех подойдёт одна и та же форма или шаблон.
Индивидуальные предприниматели указывают в качестве поставщика (исполнителя) ФИО, а юридического лица — официальное название компании. Помимо ИНН, организации нужно указать код КПП (у ИП его нет).
Подпись на счёте от частного предпринимателя ставит только он сам, а документы компании подписывают руководитель и бухгалтер. Что касается печати, то она не является обязательной ни для физических, ни для юридических лиц — это прописано в Законе ФЗ-82 от 6 апреля 2015 года.
ВАЖНО! При электронном документообороте используются электронно-цифровые подписи.
Счёт на оплату, счёт-договор и счёт-фактура — это не одно и то же?
Счёт на оплату — это документ, который может составляться в произвольной форме. Он не отражается в бухгалтерском учёте и не подтверждает обязательства по оплате, а, скорее, является уведомлением о необходимости произвести расчёт.
Счёт-договор и счёт-фактура — это первичные бухгалтерские документы.
Счёт-договор обычно используют для оформления небольших сделок. Документ одновременно является и соглашением, и счётом. В нем прописываются сведения по товарам или услугам, условия поставок, порядок возврата и т.д., как в стандартном контракте. Тут же указывается необходимая информация для расчётов — сумма и идентификационные данные.
Счёт-фактура — это налоговый документ, который составляется по установленной форме и используется для расчёта НДС. Такой счёт подтверждает факт поставки товара или оказания услуг и используется юридическими и физическими лицами, работающими на общей системе налогообложения.
Счёт-договор и счёт-фактура могут использоваться без счёта на оплату, а счёт на оплату без первичных документов — нет. Счёт на оплату является вторичным сопроводительным документом к:
- договорам;
- накладным;
- актам выполненных работ;
- счету-фактуре.
Кто выписывает счета на оплату?
Подготовкой счетов занимается бухгалтер. Если это небольшое ИП, счёт обычно составляет сам предприниматель. Документ оформляется в двух экземплярах — один остается у поставщика, другой передается заказчику. После заполнения счёт от компании подписывают главный бухгалтер и руководитель или уполномоченное лицо. На счетах на оплату от ИП обычно стоит подпись самого частника.
Счета на оплату через онлайн-сервис РНКБ: как это сделать и в чём преимущества?
Сформировать счёт можно вручную — некоторые организации до сих пор используют для этого готовые бумажные бланки с пустыми графами. Однако в этом случае подготовка документа занимает слишком много времени: нужно проверять предыдущие счета, чтобы указать правильный порядковый номер, и каждый раз вписывать все реквизиты. Велик риск случайных ошибок, из-за которых документ приходится переписывать заново.
Вместо этого РНКБ предлагает удобный сервис, который позволит выписывать счета на оплату автоматически.
В электронную форму нужно один раз ввести реквизиты организации или ИП, а также номер счёта. После этого система выполняет автозаполнение каждый раз, когда вы готовите новый документ. Если была допущена ошибка при заполнении сведений о товарах, её легко исправить — переписывать весь документ с нуля не придётся.
Есть еще более простой и быстрый способ заполнения — наш сервис может формировать документы с помощью QR-кода. После его сканирования не придётся вводить реквизиты.
Готовый счёт на оплату можно распечатать, чтобы отдать лично клиенту в руки, или отправить письмом по электронной почте.
Чтобы убедиться, что автоматизированное онлайн-заполнение счетов на оплату — это быстро и удобно, бесплатно составьте свой первый документ прямо сейчас.